Le contrôle des comptes de charges (recettes et dépenses)

Documentation ARC
 

1 - Qui ? Quand ? Où ? Comment ?

le conseil syndical peut procéder au contrôle des charges à tout moment, en prenant biensûr un rendez-vous préalable avec le syndic, ce contrôle ayant lieu dans son cabinet. Le syndic ne peut en aucune manière s’y opposer.

Les copropriétaires ne faisant pas partie du conseil syndical peuvent quant à eux, procéder à ce contrôle une fois par an, dans le délai se situant entre la réception de la convocation à l’assemblée générale générale et la date de cette assemblée et selon les modalités votées en assemblée générale. La loi prévoit qu’un jour ouvré doit être mis à la disposition des copropriétaires. Si aucunes modalités n’ont été votées par l’assemblée, les copropritaires peuvent se rendre au cabinet du syndic n’importe quel jour situé entre la convocation et la date de l’assemblée.

a) La convocation à la dernière assemblée générale

Cette convocation inclut le budget prévisionnel, indispensable pour contrôler les comptes mais aussi les devis des travaux proposés en assemblée générale. Il est utile de se rendre au contrôle avec ces devis pour vérifier que les factures son bien conformes à ce qui a été voté.

b) Les procès-verbaux d'assemblées générales des 3 dernières assemblées générales

Ces procès-verbaux fourmillent - souvent - d'informations très utiles qui auront eu des incidences financières (ex : autorisation concernant telle dépense limitée à telle somme, décision de l'assemblée générale concernant le changement du contrat d'assurance, etc..). Comme certaines décisions ne sont jamais appliquées ou appliquées avec retard, il est utile de revenir 2 ou 3 ans en arrière. Les surprises sont toujours nombreuses.

c) Le dernier budget prévisionnel

Pour voir rapidement les dérives anormales, rien de tel que de revenir au budget prévisionnel voté à la dernière assemblée générale.

La comparaison entre le prévisionnel et le réel permettra d'aller vite à l'essentiel.

d) Les contrats

Pour vérifier que les factures liées à un contrat (ascenseurs, extincteurs, désinsectisation, etc...) sont bien conformes à ces contrats - prix, mais il faut prendre soin de recueillir aussi travaux hors contrat et d'étudier les contrats avant le contrôle.

e) Les états des dépenses de l'année précédente

Se munir de cet état présente trois avantages :

1. Il permet de vérifier que certaines facture ne sont pas passées une 2ème fois.

2. Il permet aussi de vérifier que - sur certains problèmes - le nécessaire a été fait.
   Ex : Si sur l'état de l'années précédent vous voyez "remplacement du gardien pour maladie" vous vérifierez que les indemnités de sécurité sociale non versées sur l'exercice précédent l'ont bien été sur l'exercice suivant. Si vous voyez sur l'exercice précédent des frais d'intervention suite à sinistre, vous vérifierez que les indemnités d'assurance sont bien arrivées même avec un an de retard. Et ainsi de suite.

3. Enfin, cela permet de calculer rapidement les évolutions de certains contrats et de vérifier si celles-ci sont "correctes" ou correspondant à ce qui est prévu dans le contrat.

f) Le règlement de copropriété

Relire le règlement, cela peut être intéressant, pour vérifier que les grilles de répartition appliquées par le syndic sont correctes.

3 - Les notions préalables à connaître

a) Les notions concernant les engagements de dépenses (ce que le syndic peut / ne peut pas faire).

Le syndic est tenu par plusieurs obligations :

1 - D'abord, il ne peut dépasser - pour chaque poste - le montant voté au budget prévisionnel. S'il le fait, il devra obtenir une ratification pour l'assemblée générale. A défaut, il sera tenu d'assurer le dépassement.

2 - Par ailleurs - et ceci est valable pour les dépenses courantes - il ne doit pas engager de dépenses dépassant un certain montant sans consulter au préalable le conseil syndical. Cela ressort de l'article 21 paragraphe 2 de la loi du 10 Juillet 1965.En 1985, le législateur a voulu donner un pouvoir de contrôle a priori au conseil syndical, et a donc institué une règle selon laquelle le syndic devait faire voter, par l'assemblée générale, un montant de dépenses courantes au-delà duquel la consultation du conseil syndical était obligatoire.

Si le syndic n'a pas fait voter de montant, la sanction est qu'il doit soumettre toutesdépenses au conseil syndical préalablement à leur engagement.

Le syndic doit demander au conseil syndical un avis écrit, ceci pour éviter que le syndic ne puisse se cacher derrière un quelconque et vague avis oral incontrôlable. Cela résulte non pas de l'article 21 de la loi, qui est muet sur ce point, mais de l'article 11 du décret du 17 Mars 1967, qui indique que le syndic doit adresser, avec les convocations, les avis écrits du conseil émis dans le cadre des dispositions de l'article 21.

Très souvent, au cours des contrôles, on s'aperçoit que le syndic a engagé des dépenses au-delà de la somme votée, sans consulter le conseil syndical, ou en invoquant une vague approbation d'un membre.

(à noter : La consultation obligatoire du conseil syndical concerne aussi les contrats).

L'oubli du syndic constituant une faute professionnelle caractérisée, il faut savoir que l'assemblée générale peut légalement refuser d'entériner cette dépense, ce qui oblige le syndic, soit à la prendre en charge, soit à la faire prendre en charge par son assurance de responsabilité civile, ceci en s'appuyant sur un fondement juridique imparable.

3 - Enfin, en ce qui concerne les travaux votés par l'assemblée générale, le syndic n'a aucun droit de dépasser les montants votés. Dès lors, si les facture payées sont supérieures à ce qui a été voté, là encore, le syndic devra assumer la différence si l'assemblée générale refuse de ratifier le dépassement.

b) Notions concernant la commande de travaux et le suivi des entreprises

Pourquoi les entreprises peuvent-elles, dans certains cas, exagérer ? Ceci pour au moins deux raisons :

• La première raison est qu'elles ne se contentent pas de faire le travail qu'on leur demande, mais en font PLUS. Pour éviter cela, il faut non seulement exiger que le syndic adresser un "bon de commande", détaillé et précis, mais aussi qu'une copie de ce bon soit joint à la facture. Ainsi, si le bon de commande indique : "réparation de la minuterie du premier étage", il faudra refuser toute facture qui incluera la réparation de deux minuteries.

• La deuxième raison est qu'elles facturent des heures non faites, ceci parce qu'il est difficile de savoir un mois après l'intervention si l'entreprise a passé 2 ou 3 heures ! Pour éviter cela, il faut exiger des entreprises qu'elles joignent à leur facture un "bon d'attachement". Il s'agit d'un document - signé du gardien ou d'un copropriétaire - et qui précise :

  • le nombre d'ouvriers qui sont intervenus ;

  • un nom ;

  • une heure d'arrivée et une heure de départ.

c) Ce qu'une facture ou un devis doit contenir

Avant d'aborder la lecture des factures, il est nécessaire de rappeler la réglementation des prix en matière des factures et devis. Voyons cela.

Dans la mesure où il y a un devis, il faut savoir qu'un arrêté ministériel du 2 Mars 1990 (arrêté du Ministère de l'économie, des Finances, et du Budget) rend obligatoire un certain nombre de mentions.

L'article 3 de cet arrêté précise, en effet :

"Art 3 : Lorsqu'un devis est établi préalablement à l'exécution d'une opération, celui-ci doit comporter les mentions suivantes :

• - la date de rédaction ;

• - le nom et l'adresse de l'entreprise ;

• - le nom du client et le lieu d'exécution de l'opération ;

• - le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation et produit nécessaire à l'opération prévue ; dénomination, prix unitaire et désignation de l'unité à laquelle il s'applique (taux horaire de main d'oeuvre, le mètre linéaire ou le mètre carré, etc...) et la quantité prévue. La somme globale à payer hors taxes, et toutes taxes comprises en précisant le taux de TVA.

• - la durée de validité de l'offre".

Bien sûr, cet arrêté est toujours en vigueur.

à noter : L'intérêt du devis détaillé est (entre autre) le suivant : puisque vous aurez le prix des fournitures, il vous suffira de demander à l'entreprise ou au fournisseur copie de la page du catalogue (ex : catalogue SALMSON sur les pompes de chauffage).

Ainsi, vous pourrez rapidement savoir la marge que votre entreprise prend sur les fournitures (sachant qu'elle bénéficie d'une remise de l'ordre du 30 %). Si l'entreprise facture 10 000 Francs une pompe qui coûte 5 000 Francs et qu'elle achète 3 500 Francs, vous savez qu'elle applique une marge de l'ordre de 250 % !

Mais dans la mesure où il n'y a pas eu de devis, la réglementation est tout aussi exigeante.

En effet, l'article 5 de l'arrêté précité oblige, dans ce cas, à ce qu'une facture soit délivrée conformément aux dispositions prévues par un autre arrêté n° 83-50 A du 3 Octobre 1983 (toujours en vigueur également) et qui stipule, de son côté :

"Art 5 : La facture doit obligatoirement mentionner :

• - la date de rédaction de la note ;

• - le nom et l'adresse du prestataire ;

• - le nom du client sauf opposition de celui-ci ;

• - la date et le lieu d'exécution de la prestation ;

• - le décompte détaillé en quantité et en prix, de chaque prestation et produit fourni ou vendu, soit dénomination, prix unitaire et désignation de l'unité à laquelle il s'applique, quantité fournie".

En clair, cela signifie qu'une facture ou un devis, quand celui-ci a été établi, doit être détaillé

• main d'oeuvre (prix horaire et nombre d'heures);:

• fourniture (prix unitaire et quantité) ;

• déplacement.

Un conseil : Dans le cas où votre syndic n'a pas fait respecter des dispositions réglementaires, vous serez donc en droit de refuser les factures qu'on peut qualifier d'illégales, donc irrecevables. A lui, qui a commis l'erreur, d'en assumer, éventuellement, les conséquences.

Bien entendu, vous pouvez ne pas refuser la facture en bloc mais, par exemple, ne l'accepterqu'à 80 %, voire 70 %. Vous verrez qu'en agissant ainsi, votre syndic apprendra vite à faire respecter la réglementation.

d) Comment lire une facture ?

1. On lira d'abord la date. Pour toute facture antérieure à deux ans, on devra, d'une part se demander ce qui justifie ce retard, d'autre part, se demander si la facture n'a pas été déjà payée, et enfin, pourquoi le syndic n'a pas fait jouer le prescription biennale.

2. L'adresse de l'immeuble : on a parfois des surprises à ce sujet. Un syndic peut avoir plusieurs immeubles dan le même rue et donc se tromper...

3. Le jour d'intervention : on refusera toute facture où il n'y a pas indiqué de "jour d'intervention". par ailleurs, si une entreprise a adressé plusieurs factures pour le même jour, on veillera à faire rembourser les déplacements en double ou triple.

4. Le lieu exact d'intervention : là aussi, refusez les factures imprécises. Si le lieu est noté, vérifiez qu'il ne s'agit pas de parties privatives.

5. Le type d'intervention exact : on est supris par le nombre de facture qui restent sur ces précisions. Soyez intraitable et rejetez toute facture non précise sur ce point.

6. Le détail : comme on l'a dit plus haut, toute facture non détaillée ou se référant à un devis non détaillé doit être rejetée. Le détail concerne :
   - le nombre d'heures ;
   - le prix horaire ;
   - le déplacement ;
   - le détail des fournitures et les prix unitaires.

7. Les indices : si la facture se réfère à un contrat avec une formule d'indexation, il faut la refuser si les nouveaux indices ne sont pas mentionnés (il faut apprendre à un syndic à refuser une facture qui ne mentionne pas les indices).

8. Le taux de TVA et le calcul de la TVA : si les calculs sont faits "à la main", n'hésitez pas à les contrôler et surtout à contrôler le calcul de la TVA.

Conclusion :

Une bonne lecture de la facture peut vous permettre de repérer de nombreux points de contestation. Il ne faut pas hésiter à rejeter des factures imprécises, ni à obliger le syndic à exiger des factures précises ou non conformes à la réglementation des prix.

Nous donnons ci-dessous (en vrac) un certain nombre de questions qu'on doit se poser.

Bien sûr, ces questions ne concernent pas toutes les factures. Mais chaque facture, en principe, est concernée au moins par une de ces questions.

a) Si vous avez la chance d'avoir une facture avec le nombre d'heures, demandez-vous si le nombre d'heures facturé est :

• conforme au bon d'attachement ;

• normal, compte-tenu du travail effectué (exemple : 2 heures pour changer une tête de robinet est excessif).

Il faudra apprendre à refuser des factures dont le nombre d'heures parait surfait (dans ce cas, il faut exiger du syndic qu'il obtienne un avoir).

b) Sur une facture de travaux, il faudra se demander si un acompte n'a pas déjà été réparti en charge. Souvent, on trouve : acompte et quelques mois plus tard la totalité de la facture.

c) Si la facture concerne un sinistre, il faudra se demander si la déclaration a été faite à l'assurance (et demander les justificatifs au syndic).

d) Il faudra se demander si le travail ne concerne pas une charge privative.

e) Il faudra se demander si le syndic a bien respecté les dispositions de l'article 21, paragraphe 2

f) En cas de contrat ou de marché, on devra se demander s'il y a cohérence entre le contrat et la facture.

g) On devra aussi, dans ce cas, vérifier que les formules contractuelles d'indexation ont été respectées (notre grande expérience en matière de contrat d'ascenseur nous laisse très sceptiques à ce sujet).

h) Le travail a t-il été fait ? Bien fait ? Là aussi, cette question doit être résolue pour, éventuellement, exiger un avoir.

i) Le nombre d'ouvriers indiqué sur la facture est-il à la fois exact (exemple : deux ouvriers sont-ils bien restés chacun huit heures ?) et admissible (exemple : pourquoi accepter de payer deux ouvriers pour changer un joint ?)

j) Quand un travail identique a t-il déjà été fait ? Cette question (souvent difficile à résoudre) vise à éviter que les artisans ne reviennent trop souvent pour la même chose.

k) En cas de panne, n'y a t-il pas un caractère répétitif de celle-ci (dans ce cas, le syndic aurait dû refuser les factures postérieures à la première intervention l'entreprise ayant une obligation de résultat).

l) Le matériel n'était-il pas encore sous garantie ?

m) La facture ne fait-elle pas double emploi avec une autre ?

n) La retenue de garantie (en cas de travaux avec réserve) a t-elle été opérée ?

On le voit, de nombreuses questions se posent et doivent pouvoir être résolues.

Apprendre à lire une facture selon les conseils donnés ci-dessus a, non seulement l'avantage de permettre un meilleur contrôle des dépenses passées, mais pourra aider à brider les dépenses futures. Ainsi, obliger un artisan à faire signer un bon d'attachement ou à indiquer son nombre d'heures, doit permettre d'empêcher des abus.

e) L'indexation des contrats

Il faut être très attentif à ce point et vérifier que les clauses contractuelles sont bien respectées. Ne négligez pas ce point. Certes, la différence entre une revalorisation de 1,3 % et 2 % n'est pas énorme mais si TOUS les ans la revalorisation est aussi différente, au bout de 10 ans la différence cumulée sera importante. C'est pourquoi nous voudrions, ici, expliquer comment cela se passe concrètement.

Schéma

Rapidement, disons que nous avons :

- un prix de départ,

- un indice de départ (date d'effet du contrat),

- un indice d'arrivée (exemple : date anniversaire du contrat).

Cela donne ceci (exemple) :

- prix de départ : 10 000 Francs

- indice de départ : 302

- indice d'arrivée : 313

Le nouveau prix : (10 000 x 313) / 302 = 10 364,23 Francs

Les formules

Les formules peuvent être simples (comme celle indiquée plus haut) ou complexes. Dans ce cas, elles associent plusieurs indices, chacun affecté d'un certain poids.

Exemple: une formule qui associe pour 70 % des salaires et 30 % des matériaux (cuivre) s'écrira :

Nouveau prix = Ancien prix x ( (indice de salaires 1994 / indice de salaires 1993) x 0,70 + (indice du cuivre 1994 / indice du cuivre 1993) x 0,30) )

En abrégé cela s'écrira :

P = Po x ( 0,70 (S/So) + 0,30 (Cf/Cfo) )

On peut aussi avoir une partie fixe. Cela veut dire que le prix initial n'est pas revalorisé à 100 %, mais par exemple à 85 %).

Exemple simple :

P = Po x ( 0,15 + 0,85 x (S/So) )

15 % ne sera pas indexé

Les indices

Prenons l'exemple concret d'un contrat bien fait.

"Les prix seront revalorisés selon la formule suivante :

P = Po x ( 0,75 (S/So) + 0,25 (Psdb/Psdbo) )

S = indice des salaires

Psdb = Indice des services

Les indices sont les suivants :

S au 2ème trimestre 1994 = 417

Psdb au 2ème trimestre 1994 = 820"

Dans une telle clause, tout est simple. On vous donne l'indice de départ et la date de cet indice.

Curieusement, depuis quelques années on constate que dans beaucoup de contrats ne figurent pas les indices de départ, ce qui complique singulièrement la tâche des copropriétaires contrôleurs.

Dans un tel cas, il ne faut pas hésiter à saisir le prestataire et à exiger de lui la fourniture des indices de départ (avec les références de publication) et les indices intermédiaires, ceci pour vérifier que tout a bien été fait dans les règles...

4 - Les questions à se poser

Recettes

a) Assurances

Chercher les sinistres non indemnisés.

En cas d'indemnité, vérifier que celle-ci est justifiée et comparer avec les factures.

Si on vous parle de "franchise", de "vétusté", revenez au terme du contrat.

b) Sécurité sociale

Contrôler que les indemnités sont bien versées quand il y a eu maladie. à noter : La maladie peut être sur un exercice, le remboursement sur un autre.

Même contrôle s'il y a une assurance "prévoyance".

Vérifier aussi que le syndic a bien obtenu le remboursement des charges sociales sur ces indemnités.

c) Loyers

Vérifier que les loyers (loge, mais aussi panneaux publicitaires, antennes téléphoniques, etc...) sont bien versées.

Vérifier que les indexations annuelles sont bien appliquées.

d) Eau

Il s'agit de vérifier l'eau récupérée sur les occupants. Ce point doit être vérifié.

De même si le syndic rembourse un copropriétaire sur qui des provisions trop fortes ont été appelées, vérifiez bien les justifications (N.B. : Il y a peu, un syndic a remboursé 31 000 Francs à un copropriétaire dont il gérait l'appartement, il n'aurait du lui rembourser que... 750 Francs !!).

e) émetteur ou clefs

Il faudra vérifier le compte achat (combien d'émetteur ont été achetés et quand) et recettes (qui acheté et quand) et vérifier - grâce au stock disponible - qu'il n'y a pas eu évaporation.

Dépenses

1. Questions concernant les factures

2. Questions concernant les consommations. Il faudra vous poser différentes questions pour repérer les éventuelles anomalies. Les premières concernent les évolutions:
   évolutions des consommations générales d'eau.
   évolutions des consommations relevées aux compteurs divisionnaires s'il y en a (eau froide, eau chaude).
   évolutions des consommations de combustible à degré jours unifiés) constant.
   évolution des consommations d'électricité.
   Les repérages peuvent vous aider à repérer des dérives importantes, dont il faudra trouver les causes (il est arrivé de repérer des dysfonctionnements des compteurs GDF ou EDF uniquement en procédant à cette comparaison.
   Une seule précaution : Prendre soin de comparer des consommations effectives à des consommations effectives.
   Faites attention aux factures estimatives.
   Vous pouvez aussi vous poser des questions si vous vous apercevez que les consommations - ramenées au nombre de foyer ou à un autre critère - sont trop fortes.
   Exemple :
   

   - Eau : ratio annuel
   - Chauffage : consommation au m2

3. Rechercher les pénalités, par exemple :
   - URSSAF ou organismes sociaux ;
   - Impôts ;
   - Retard de paiement (GDF) ;
   - Etc...
   Si la cause est imputable au syndic, refusez la mise en charge de ces pénalités.